Projet-pilote de facturation électronique - Dexia Bank
7 avril 2010
La facturation électronique fait économiser du temps et de l’argent, et réduit notre empreinte écologique. G4S l’a testée avec Dexia Banque.
À la demande de la banque Dexia, G4S Security Systems a entamé l’an dernier un projet-pilote de facturation électronique appelée aussi e-billing. Comme il ressort de ce projet pilote, l’e-billing a de nombreuses conséquences positives. G4S a donc l’intention de le généraliser.
Comment cela fonctionne-t-il ?
G4S vous envoie votre facture en deux formats électroniques : XML et PDF. Le fichier XML a un format strictement déterminé et contient notamment les coordonnées du client, les montants, les données et le délai de paiement. Vous avez toujours la possibilité d’accéder à ce format si vous souhaitez des informations complémentaires. G4S s’est adressé à un partenaire externe spécialisé en optimisation des flux de facturation électronique et autres documents administratifs. “L’avantage de recourir à un tel courtier est qu’il travaille avec toutes les plateformes de paiement : MyUnifiedPost, Zoomit, CertiOne, Isabel ou OB10”, explique Herman De Knijf, responsable de l’administration, la facturation et la gestion des débiteurs chez G4S. Le format des fichiers doit répondre à certaines normes. “Ces procédures sont en effet tout à fait essentielles”, confirme Ronny Mattens, SAP Key User for Accounts Payable chez Dexia Banque. “Des dispositions appropriées doivent avoir été prises. Quand quelque chose ne se déroule pas parfaitement lors des tests, cela résulte la plupart du temps de procédures imprécises. Lors de la phase de tests du projet Dexia, le département ICT de G4S a fourni un travail de concordance formidable.”
Économique et écologique
G4S comme Dexia bénéficient des avantages de la facturation électronique. Si l’on prend en compte tous les frais d’établissement, d’envoi et de traitement des factures papier, l’e-billing est plus simple, moins coûteux et plus écologique que la facturation papier. Les clients de G4S gagnent ainsi du temps pour mieux se concentrer sur leurs activités. “L’ebilling revient à 6 % du coût de la facturation papier”, affirme Ronny Mattens. “C’est son tout gros avantage. S’ajoutent bien sûr la vitesse de transfert des données ainsi que leur exactitude, car on évite les éventuelles erreurs de transmission des données d’une facture papier vers le système ERP. De plus, tout peut s’archiver automatiquement, en toute légalité.” G4S et le client ont accès à ces archives à tout moment.
L’e-billing devient la norme
“L’e-billing devient la norme chez G4S”, indique Inge Coenaerts, en charge chez G4S Security Systems des contacts avec Dexia dans le cadre de ce projet. “Nous visons à terme une performance optimale en servant un maximum de clients d’une manière standardisée par voie électronique. Par étapes, nous discutons avec nos clients de l’intérêt de la transition. Le client décide lui-même de la plateforme de paiement avec laquelle travailler. Une bonne communication entre les parties est d’une grande importance. Le résultat final est bénéfique pour tous.”
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