Elektronische facturatie bij G4S: pilootproject Dexia Bank
7 april 2010
Elektronische facturatie bespaart tijd en geld en is goed voor onze ecologische voetafdruk. G4S testte het uit met Dexia Bank.
G4S Security Systems startte vorig jaar, op vraag van Dexia Bank, een pilootproject rond elektronische facturatie, ook e-billing genoemd. E-billing, zo leerde dit pilootproject, heeft vele onvermoede positieve gevolgen. G4S heeft dan ook de ambitie om e-billing zo veel mogelijk toe te passen.
Hoe werkt het?
G4S stuurt u als klant uw factuur in twee elektronische formaten: XML en pdf. Het XMLbestand
heeft een strikt afgesproken formaat en bevat onder andere klantengegevens, bedragen, data en betalingstermijn. U kan dit formaat altijd opvragen indien u meer informatie wenst. Hiervoor werkt G4S samen met een externe partner die gespecialiseerd is in het optimaliseren van elektronische facturatiestromen en andere administratieve documenten. “Het voordeel van zo’n broker is dat het met alle mogelijke betalingsplatformen kan werken: MyUnifiedPost, Zoomit, CertiOne, Isabel of het OB10-platform,” zegt Herman De Knijf, verantwoordelijke bij G4S voor administratie, facturatie en debiteurenbeheer. Het formaat van de bestanden moet aan bepaalde standaarden beantwoorden. “Die vormvereisten zijn inderdaad het belangrijkste,” bevestigt Ronny Mattens, SAP Key User for Accounts Payable bij Dexia Bank. “Daar moeten goede afspraken over worden gemaakt. Als er iets niet helemaal perfect verloopt bij de tests, heeft dat meestal met onduidelijke vormvereisten te maken. De ICT afdeling van G4S leverde in de testfase van het Dexia project prima werk door alles optimaal op mekaar af te stemmen.”
Kostenbesparend én milieuvriendelijk
Zowel G4S als Dexia genieten van de voordelen van de elektronische facturatie. Als je alle kosten van de opmaak, verzending en verwerking van papieren facturen in rekening brengt, is e-billing eenvoudiger, goedkoper én milieuvriendelijker dan papieren facturatie. “E-billing kost 6% van wat papieren facturatie kost,” zegt Ronny Mattens. “Dat is het allergrootste voordeel. Er is uiteraard de snelheid van gegevensoverdracht en de correctheid van de gegevens want er zijn ook geen fouten meer mogelijk in de datatransmissie van een papieren factuur naar het ERP-systeem. Je kan bovendien alles automatisch archiveren, in alle wettelijkheid.” G4S én de klant hebben te allen tijde toegang tot dat archief. Zo komt er tijd vrij waardoor de klanten van G4S zich beter kunnen focussen op hun kernactiviteiten.
E-billing wordt de norm
“E-billing wordt dé norm bij G4S”, vertelt Inge Coenaerts, die bij G4S Security Systems de contacten met Dexia voor dit project verzorgt. “Op termijn beogen we een optimale werking door zoveel mogelijk klanten te bedienen op een gestandaardiseerde, elektronische manier. Fasegewijs bespreken we met onze klanten het belang van de overstap. De klant kiest zelf met welk betalingsplatform hij wilt werken.” Een goede communicatie tussen de betrokken partijen is hierbij van groot belang. Het eindresultaat is voordelig voor iedereen.”
Contactgegevens