Een geslaagd event begint bij een waterdicht veiligheidsplan

Het dodelijke drama dat zich tijdens de Love Parade in Duisburg afspeelde heeft niemand onberoerd gelaten. Op een noodlottige manier is duidelijk geworden dat de organisatie van een evenement, het garanderen van de veiligheid steeds een topprioriteit moet zijn.

G4S wil graag enkele belangrijke punten aanhalen die meehelpen om gelijkaardige tragedies en andere incidenten op evenementen te voorkomen. G4S Event Solutions kan terugkijken op een uitgebreide ervaring en expertise op het gebied van evenementenbeveiliging. Contacteer ons voor meer info over een veiligheidsplan op maat van uw evenement.

G4S begint bij elke aanvraag voor de beveiliging van een evenement met een uitgebreide risico-analyse. Tijdens deze analyse brengen we alle mogelijke riscofactoren gedetailleerd in kaart. Op basis daarvan stellen onze ervaren medewerkers een sluitend veiligheidsplan op voor een veilig en gastvrij evenement. Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende stappen die we doorlopen om te komen tot het uiteindelijke veiligheidsplan.

Algemene info over het event

We beginnen met het verzamelen van algemene info over het evenement zoals het type evenement (beurs, festival, sportmanifestatie, ..), tijdstip, betalend of niet, ... Met deze info kunnen we al een heleboel risico’s in kaart brengen bijv. risico op extreme hitte bij zomerevents, impact op de verkeerssituatie,...

Opstellen van het bezoekersprofiel

Het is essentieel om te weten wie de doelgroep is voor het evenement in kwestie. Voor sommige evenementen passen de bezoekers binnen een strak profiel en voor andere is dit zeer uiteenlopend. Hierbij kijken we vooral naar demografische en socio-culturele factoren zoals leeftijd, alcoholgebruik, ... Het bezoekersprofiel van een rock-festival is bijvoorbeeld heel verschillend van dat van een familiale happening en beide profielen brengen andere risico’s met zich mee. Via deze analyse kunnen we daar pro-actief op inspelen.

Vorige edities?

Zijn er reeds eerdere edities van het evenement geweest en hoe zijn die verlopen? In geval van problemen bij vorige edities, moeten we hier zeker rekening houden met het opstellen van het veiligheidsplan. Handig hierbij is een debriefing van de vorige editie.

Bezoek aan de site

G4S brengt steeds een bezoek aan de eventlocatie. Zo kunnen onze experts mogelijk nog bijkomstige risico’s ontdekken en kunnen we een efficiënt en waarheidsgetrouw veiligheidsplan opstellen.

Analyse van de locatie

De analyse van de event-locatie is uiterst belangrijk. Hierbij kijken we naar verschillende factoren zoals de capaciteit van de terreinen of de locatie, het aantal nooduitgangen, locaties waar de hulpdiensten en ondersteunende diensten opgesteld zullen staan, evacuatiewegen, mogelijke plaatsen waar aan crowd control moet gedaan worden, eventueel in te richten compartimenteringen, het plaatsen van de horeca- & sanitaire installaties,... Naast de locatie zelf is de omgeving van het evenement belangrijk, aangezien ook die een impact zal ondervinden van het evenement. We bekijken steeds de toegankelijkheid van de locatie en de mogelijke invloed op het verkeer. Ook op de in- en uitritten van de eventlocatie moet steeds een vlotte doorstroming van het verkeer mogelijk zijn.

Samenwerking met politie en hulpdiensten

Bij grote evenementen is een goede coördinatie tussen politiediensten en hulpdiensten van essentieel belang. Daarom is het belangrijk om vooraf goed af te stemmen met de politiediensten en hulpdiensten. Iedereen moet zijn rol en zijn limieten kennen en de verschillenden diesnten moeten synergisch werken. Op het evenement zelf vormen de bewakingsagenten en stewards van G4S vaak de link tussen het terrein, de organisatie en de politie- en hulpdiensten voor een efficiënte coördinatie. Hiervoor beschikken ze over de meest moderen communicatietools. Bij grote evenementen is er steeds een medewerker van G4S in het commandocentrum van waaruit de hulpdiensten gestuurd worden en alle radiocommunicatie samenkomt.

Bespreking noden met organisator

Op basis van de bovenstaande analyses, bespreken we met de organisator de specifieke beveiligingsnoden voor het evenement. Soms gebeurt het wel eens dat organisatoren willen bezuinigen op het beveiligingsbudget. Als we merken dat de beveiligingsmaatregelen die de organisator wenst ontoereikend zijn, weigert G4S de samenwerking. Kostenbesparende maatregelen mogen geen impact hebben op de veiligheid en het comfort van de bezoekers.

Implementatieplan

Nu zijn we klaar voor het opstellen van het veiligheidsplan dat bestaat uit een implementatieplan en een noodplan. Het implemantieplan is een nauwkeurige plattegrond van de event-locatie met aanduiding van de posities van de verschillende doelgroepen (bezoekers, crew, VIP’s, ...) en een overzicht van de verschillende strategische locaties (uitgangen, nooduitgangen, EHBO-posten, enz.). Bij massa-evenementen delen we de locatie in zones in. Voor elke zone is er een verantwoordelijke teamleader van G4S. Deze persoon is vooraf uitgebreid gebriefd en vormt het aanspreekpunt voor de commandopost. De teamleader vormt voor G4S een snel en efficiënt communicatiekanaal om de veiligheidsagenten en stewards uit zijn zone aan te sturen.

Noodplan

Naast een implemantieplan stellen we steeds een noodplan op dat het scenario bepaalt in geval van onregelmatigheden (brand, paniek, ...). Via dit noodplan weten alle betrokken medewerkers perfect wat ze moeten doen om de situatie onder controle te houden en de veiligheid van de bezoekers te garanderen. Het noodplan komt meestal tot stand door een intensieve samenwerking tussen de organisator, de overheidsdiensten, onze diensten en die van de aangestelde veiligheidscoördinator.

Debriefing

Na het evenement houden we steevast nog een debriefing met de organisator. We bespreken eventuele incidenten en bekijken of we bepaalde zaken kunnen verbeteren naar een volgende editie toe. Op die manier helpen we onze klanten bij om jaar na jaar de kwaliteit van hun evenement te verbeteren.

Contactgegevens

• Alain D'haese (Director Service Line Event Solutions): 02 788 40 66